Article

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Qu’est-ce qu’un code d’éthique?

Un code d’éthique définit ce qui est considéré comme étant une conduite acceptable et un comportement correct à l’égard des autres. Il est le reflet des valeurs adoptées par un groupe. Ces valeurs sont généralement organisées en une série de principes qui définissent les comportements attendus des membres dans leurs fonctions. Le code d’éthique peut être utile lorsqu’on est confronté à certains problèmes qui peuvent survenir dans le groupe.

Dans un souci de transparence et d’intégrité, l’association « Amis de la vallée du richelieu inc. » a voulu exprimer sa volonté de mettre sur pied son propre code d’éthique pour faire connaître à ses membres les droits et aussi les devoirs de chacun envers les autres. Le présent code d’éthique s’applique à tous les membres sans exception de l’association « Amis de la vallée du richelieu inc. »

1.      La dignité et le respect d’autrui

Tout membre a le droit d’être reconnu et respecté pour ses capacités, sa compétence et son expérience.

Le respect d’autrui est essentiel pour l’harmonie entre tous les membres, quel que soit leur niveau au sein de « Amis de la valllée du richelieu inc. ».

La discrimination, le harcèlement, la violence physique, verbale ou psychologique, l’abus d’autorité et de confiance constituent des manquements graves.

2.      Le respect et la diversité

La diversité dans la pensée culturelle, sociale, religieuse et politique de notre société doit être respectée en toute équité et avec ouverture d’esprit.

3.      La responsabilité sociale

L’association « Amis de la vallée du richelieu inc. » doit mettre à profit son expérience et ses connaissances afin d’améliorer la qualité de vie et l’épanouissement des aînés.

4.      La responsabilité des administrateurs

Les membres du conseil d’administration de « Amis de la vallée du richelieu inc. » sont nommés ou élus pour contribuer activement à la réalisation et à la réussite de la corporation par une bonne administration de ses biens.

Un administrateur doit agir avec diligence et impartialité en évitant tout conflit d’intérêts et toute activité incompatible avec ses fonctions.

Tout mérite devant être honnêtement reconnu, un administrateur doit reconnaître toutes les aides apportées par les bénévoles.

5.       L’intégrité et l’honnêteté

L’intégrité et l’honnêteté sont fondamentales dans la gestion administrative de la corporation. Il faut se comporter et agir de bonne foi dans l’exercice de ses fonctions d’administrateur élu ou nommé.

6.      Le devoir de réserve

À la suite de délibérations du conseil d’administration, un administrateur de « Amis de la vallée du richelieu inc. » doit être discret dans l’expression de ses opinions.

Il doit préserver la confidentialité des délibérations du conseil d’administration et de ses comités.

Il doit faire preuve de loyauté et de solidarité envers les membres du conseil d’administration et aussi pour les décisions ayant été prises.

L’administrateur doit être conscient de ses responsabilités envers le groupe et faire de son mieux pour le bien-être de tous et créer une atmosphère agréable et chaleureuse au sein de notre organisme.

Président : Royal Houde

Secrétaire : Monique Aubé

Ce code d’éthique a été adopté et mis en vigueur par les administrateurs le 28 août et il a été ratifié à l’assemblée générale du 5 mai 2010.

Règlement no 1 

Étant les règlements généraux de la corporation Amis de la Vallée du Richelieu Inc. selon les dispositions de la troisième partie de la Loi sur les compagnies par lettres patentes du 15 Mai 1991,enregistrées le 15 Mai 1991 Libro C-1356, Folio 94.

Dispositions générales

 Article 1.   Dénomination sociale (HAUT DE PAGE)

La dénomination sociale de le corporation est:  Amis de la Vallée du Richelieu Inc.

 Article 2.   Objet (HAUT DE PAGE)

 Les objets pour lesquels la corporation est constituée sont les suivants :

Mettre sur pied des loisirs et des activités diversifiées et adaptées aux personnes âgées (retraités et pré-retraités), pour favoriser l’enrichissement de l’esprit et le délassement physique des membres.

Assurer, au moyen d’échanges personnels et collectifs, le meilleur équilibre possible des membres sur le plan psychologique, physique, social et religieux.

Informer nos membres des sujets qui les concernent.

 Article 3.   Siège social (HAUT DE PAGE)

 Le siège social de la corporation est situé à Mont- Saint-Hilaire et est établi à telle adresse ou toute autre adresse que peut déterminer de temps à autre le conseil d’administration.

 Article 4.   Définition des termes

 Pour les fins des présents règlements, voici la définition des principaux termes employés :

La corporation : Amis de la Vallée du Richelieu Inc.

MEMBRES

 Article 5.    Membres individuels (HAUT DE PAGE)

 5.1.     Définition

1. Est membre individuel de la corporation toute personne physique¸ âgée de quarante cinq (45) ans ou plus ainsi que son conjoint s’il n’a pas atteint cet âge, qui a payé sa cotisation annuelle à la corporation et à qui la corporation remet une carte de membre.

 5.2      Conditions d’adhésion

1. Toute personne physique répondant à la définition de l’article 5.1 et intéressée à devenir membre individuel doit, pour ce faire, payer la cotisation annuelle prescrite par la corporation.

2. Le conjoint d’un membre individuel, s’il est âgé de moins de quarante-cinq (45) ans (7), peut lui-même devenir membre individuel en se conformant à la procédure d’adhésion décrite plus haut.

 Article 6.   Cotisation annuelle (HAUT DE PAGE)

 6.1 Le montant de la cotisation annuelle des membres individuels est fixé par le conseil               d’administration de la corporation.

6.2 La cotisation annuelle des membres individuels et conjoints est exigible le 1er octobre de  chaque année.(1)

 Article 7. Carte de membre (HAUT DE PAGE)

   Membre individuel

Le conseil d’administration remet à tous ses membres individuels la carte de membre de la     corporation.

Article 8.    Démission (HAUT DE PAGE)

Un membre omettant de renouveler sa cotisation à la date prévue est réputé avoir démissionné.

 Article 9.   Suspension et expulsion (HAUT DE PAGE)

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements de la corporation ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la corporation.

 ASSEMBLÉE DES MEMBRES

 Article 10.   Composition (HAUT DE PAGE)

 L’assemblée générale est composée des membres individuels de la corporation.

 Article 11.    Présidence (HAUT DE PAGE)

 Le président du conseil d’administration agit comme président de l’assemblée.

Cependant, l’assemblée peut désigner un autre membre pour présider les débats.

Article 12.   Droit de vote (HAUT DE PAGE)

12.1     Chaque membre individuel a un seul droit de vote;

12.2     Le vote par procuration n’est pas autorisé;

12.3      Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin ne soit demandé par le tiers (1/3)

           des membres individuels présents.

 Article 13.   Quorum (HAUT DE PAGE)

Le quorum à toute assemblée des membres est constitué des membres individuels de la corporation présents à l’assemblée.

 Article 14.    Assemblée annuelle (HAUT DE PAGE)

L’assemblée annuelle de la corporation est tenue dans les soixante (60) jours suivant la fin de l’exercice financier de la corporation, à tel endroit et à telle date fixés par le conseil d’administration.

L’avis de convocation signé par le président ou le secrétaire doit être envoyé, par courrier ordinaire, aux membres individuels au moins quinze (15) jours à l’avance ou affiché dans un endroit public de la municipalité où est situé le siège social de la corporation au moins quinze (15) jours à l’avance.

Article 15.    Pouvoirs (HAUT DE PAGE)

15.2      Approuver le rapport financier annuel;

15.3      Approuver les règlements généraux et leurs amendements ;

15.4      Décider des politiques générales et orientations de la corporation;

15.5      Nommer les vérificateurs.

Article 16.   Assemblée spéciale  (HAUT DE PAGE)

        L’assemblée générale spéciale est convoquée par le secrétaire sur demande du conseil d’administration ou d’au moins 25 membres individuels de la corporation. L’avis de convocation doit être envoyé, par courrier ordinaire, aux membres actifs au moins dix (10) jours à l’avance ou affiché dans un endroit public de la municipalité où est situé le siège social de la corporation au moins dix  (10)  jours à l’avance.

        Si 10% des membres individuels veulent la convocation d’une assemblée spéciale et que le          secrétaire de la corporation s’y refuse, ils peuvent convoquer eux-mêmes l’assemblée spéciale. (1)

 CONSEIL D’ADMINISTRATION

 Article 17.  Composition (HAUT DE PAGE)

 Le conseil d’administration est composé de neuf (9) personnes élues lors de l’assemblée annuelle de la corporation. Ces personnes doivent être membres individuels de la corporation.

 Article 18.    Mandat (HAUT DE PAGE)

18.1  La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans et renouvelable pour un maximum de six (6) années consécutives. Nonobstant ce qui précède, advenant qu'il n’y ait aucun candidat qualifié pour certains postes, un directeur sortant pourrait poser sa candidature pour un autre terme. L’administrateur ayant fait ses six années pourra se représenter au conseil d’administration après une année d’absence comme administrateur.

18.2  Cinq (5) administrateurs sont élus les années paires, et quatre (4) les années impaires.

 Article 19.    Procédures d’élection (HAUT DE PAGE)

19.1    Éligibilité

Tous les membres individuels de la corporation sont éligibles aux  postes d’administrateurs à la condition qu’ils soient membres depuis au moins douze (12 mois). Ils doivent cependant répondre aux autres exigences qui peuvent être contenues dans le présent règlement.

19.2    Mise en candidature

Pour qu’une mise en candidature soit valide, un candidat au poste d’administrateur doit être proposé par deux (2) membres individuels de la Corporation, et doit être faite sur le formulaire préparé à cette fin et remis à la secrétaire du Conseil cinq (5) jours avant l’assemblée générale.

19.3    Nomination d’un président d’élection

Dès l’ouverture de la période d’élection durant l’assemblée générale annuelle, les membres de l’assemblée procèdent à la nomination d’un président et d’un secrétaire d’élection. Dès sa nomination, le président d’élection déclare que les bulletins de mises en candidature ont été reçus dans les délais prévus à l’article 19.2.

19.4      Élection

Après la lecture de la mise en candidature, le président d’élection demande aux candidats proposés s’ils acceptent. Si le nombre des candidats excède le nombre de postes ouverts, il demande à l’assemblée de nommer au moins deux (2) scrutateurs et procède au scrutin secret à l’élection des administrateurs, et le résultat du vote est gardé secret.

Article 20.  Pouvoirs du conseil d’administration (HAUT DE PAGE)

20.1    Il administre les affaires de la Corporation.

20.2    Il élabore les politiques de fonctionnement.

20.3    Il adopte les modifications aux règlements généraux.

20.4    Il exerce tout autre pouvoir qui lui est conféré en vertu de la loi et des règlements de la

          corporation.

Article 21.   Réunions (HAUT DE PAGE)

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président ou de la majorité des membres du conseil. L’avis de convocation signé par le président ou le secrétaire est transmis par courrier ordinaire ou donné par téléphone au moins cinq (5) jours avant la date prévue d’une réunion et le quorum à toute réunion est fixé à la majorité des membres du conseil.(5)

Article 22.  Vacances (HAUT DE PAGE)

22.1  Si une vacance est crée parmi les membres du conseil d’administration, elle est comblée  par résolution du conseil d’administration.  L’administrateur ainsi nommé termine le mandat de la personne à remplacer.

22.2  Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir, en autant qu’il y ait quorum.

22.3 Un membre du conseil d’administration est réputé avoir démissionné après trois (3) absences consécutives non motivées aux réunions du conseil d’administration. Le poste est alors vacant.

22.4 Un membre du Conseil d’administration qui désire se retirer durant son mandat doit remettre une lettre de démission au président ou à la secrétaire.

Article 23.  Officiers  (HAUT DE PAGE) 

23.1      Les officiers de la corporation sont:

-  le président

        -  le vice-président

        -  le secrétaire

        -  le trésorier 

23.2   Les officiers sont élus par et parmi les membres du conseil d’administration immédiatement après l’élection lors de l’assemblée générale (7).

Article 24.   Tâches et fonctions des officiers (HAUT DE PAGE)

24.1      Le président

        Il préside les réunions du conseil d’administration et peut présider les assemblées des membres de la corporation. Il signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration.

24.2      Le vice-président

          Il assiste le président dans ses fonctions: en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce dernier, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions.

24.3      Le secrétaire

Il est responsable du registre des procès-verbaux et de tous les autres registres corporatifs. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

24.4      Le trésorier

Il est responsable des fonds de la corporation et de sa gestion financière. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

Article 25.    Revenus et dépenses (HAUT DE PAGE)

 25.1      Gratuités

Toutes gratuités retourneront au fond de la corporation du club Amis de la Vallée du Richelieu Inc.

 25.2      Frais de déplacement

Les administrateurs et officiers de la corporation ne sont pas rémunérés. Ils ont cependant le droit d’être remboursés pour les dépenses qu’ils ont encourues dans l’exercice de leurs fonctions, selon les normes déterminées à cet égard par le conseil d’administration.

Article 26.   Les comités (HAUT DE PAGE)

26.1  Pour des fins et des périodes de temps définies, le conseil d’administration peut créer des comités particuliers et établir les règles relatives à leur fonctionnement. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés et relèvent du conseil d’administration auquel ils doivent faire  rapport sur demande.

26.2 Les comités sont automatiquement dissous une fois leur mandat rempli ou expiré; le   président fait partie d’office de tous les comités.

DISPOSITIONS FINALES

Article 27.    Année financière (HAUT DE PAGE)

L’année financière se termine le 31e jour de mars de chaque année.

Article 28.    Vérification (HAUT DE PAGE)

                   Les livres et états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de l’exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de l’assemblée annuelle précédente des membres. Le vérificateur choisi ne doit pas être un membre du club "Amis de la Vallée du Richelieu Inc."

Article 29.    Effets bancaires (HAUT DE PAGE)

Tous les chèques, billets ou autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.

Article 30.   Contrats (HAUT DE PAGE)

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et signés ensuite par les personnes désignées à cette fin.

Article 31.    Modification au présent règlement (HAUT DE PAGE)

Les modifications aux règlements généraux de la corporation doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le conseil d’administration  et ratifiées ensuite par l’assemblée annuelle ou spéciale des membres.

Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi  sur les compagnies, amender le présent règlement, l’abroger et en adopter un nouveau et ses amendements. Cette abrogation et ce nouveau règlement sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle ou spéciale des membres de la corporation, où ils doivent alors être approuvés pour continuer d’être en vigueur.

Article 32.   Dissolution (HAUT DE PAGE)

En cas de dissolution de la corporation, tous les biens restant après le paiement des dettes et autres obligations de la corporation seront remis à un organisme sans but lucratif (8).

Président_______________________________

Secrétaire______________________________

ADOPTÉ PAR LES ADMINISTRATEURS LE 23 février 2001

ET APPROUVÉ PAR LES MEMBRES LE   25 avril 2001

(01)         Modifié le 3 août 2001    (art. 10.2,21)

(02)         Modifié le 24 avril 2002  (art. 22)

(03)         Modifié le 30 avril 2003  (art.33)

(04)         Modifié le 4 mai 2005

(05)         Modifié le 26 août 2005

(06)         Modifié le 24 mars 2006 (art.5.1, 6.1)

(07)         Modifié le 19 mai 2006  (art. 5.2.2, 5.2.3, 19.1, 19.3, 19.4 et 23.2)

(08)         Modifié le 23 mars 2007 (art. 5.2.3, 32).

(09)         Modifié le 28 mars 2008 (art.19.2)

(10)         Modifié le 06 mai 2009 ( art. 17, 18.2 et 19.2 )

(11)         Modifié le 05mai 2010 (art. 8, 11, 18.2, 19.3, 22.1 et ajout 22.4 )

(12)         Modifié le 04 mai 2011 (art. 18.1)

EMPRUNT

Règlement no 2   Emprunt  (HAUT DE PAGE)

Les administrateurs peuvent, lorsqu’ils le jugent opportun :

1.   Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la corporation ;

2.  Émettre des obligations ou autres valeurs de la corporation et les donner en garantis ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables;

3.  Nonobstant les dispositions du Code civil, hypothéquer, nantir et mettre en gage les biens mobilier ou immobiliers, présents ou futurs de la corporation pour assurer le paiement de telles obligations ou autres valeurs, ou donner une partie seulement des ces garanties pour les mêmes fins, et constituer l’hypothèque, le nantissement ou le gage ci-dessus mentionné par acte de fidéicommis, conformément aux articles 28 et 29 de la loi des Pouvoirs spéciaux des corporations chapitre P-16 ou de toute autre manière;

                4. Hypothéquer ou nantir les immeubles , ou donner en gage ou autrement frapper d’une charge quelconque les biens meubles de la corporation, ou donner ces diverses espèces de garanties pour assurer le paiement des emprunts fait autrement que par émission d’obligations, ainsi que les paiements ou l’exécution des autres dettes, contrats et engagements de la corporation.

                 Président_______________________________

Secrétaire______________________________

Adapté par les administrateurs          Le 23 Février 2001

Et ratifié par les membres en assemblée générale   Le 25 Avril 2001